팀 ‘공여사들’도 처음 2~3명일 때, 실시간 톡을 주고받으며 일해도 괜찮았습니다. 중요한 건 노션에 적어두고, 누락이 있으면 금방 발견할 수 있었죠.

그런데 인원이 늘면서 문제가 커졌습니다. 복잡한 일들이 많아지고, 협업이 늘어나면서 업무 누락이나 마감기한을 놓치는 일이 많아졌어요. 게다가 슬랙 같은 실시간 메신저로 급한 일은 실시간으로 주고받으니, 겉보기엔 아무런 문제도 없어 보였어요. 

하지만 현실은 달랐습니다. 기록은 흩어져 있고, 진행 상황은 엇갈리고, 책임자는 불분명했습니다. 결국 이대로는 안 되겠다 싶었죠.

그렇게 탄생한 게 업무요청(Task) 기능입니다. 업무 요청을 담당자와 기한을 정해 Task를 발행함으로써 책임을 명확히 할 수 있었어요. 놓치는 일이 사라졌고요, 시킨 사람도 까먹던 일들이 사라졌어요.

처음엔 비고란을 둘지 말지, 칸을 몇 개로 나눌지, 한 줄로 할지 두 줄로 할지 고민하며 버전을 여러 번 수정하기도 했어요. 쉬워야 쓸 수 있으니까. 직관적이고 잘 읽히는 정보와 시스템을 고수해요. 고심 끝에 탄생한 이 기능이 좋은 이유는 3가지로 설명드릴 수 있을 거 같아요. 

 - 눈에 잘 띄는 위치에 두고 계속 확인 가능 
 - 업무 내용과 협의 과정을 한 페이지에 기록
 - 자료로 남아 검색, 재활용 가능

노션이니까, 한 공간에서 2~3명이 동시에 작업할 수 있는 건 당연하구요. 회신하고 나면 내 눈에서 안 보이게 되는 사용 경험도 좋습니다. 결과적으로 이 ‘업무요청’ 기능 하나로, 팀의 소통과 협업의 질이 확 달라졌습니다.

좋은 의사결정은 양질의, 풍성한 정보가 있어야 가능하고 정보는 기록과 공유에서 시작됩니다.

대표 혼자만 알고 있는 정보, 혹은 특정 두 사람만 공유한 정보로는 조직 전체의 의사결정이 좋아질 수 없어요. 이게 저희가 생각한 업무 툴로서 '메신저'가 가진 문제입니다.

저희의 ‘업무요청’ 시스템은 큰 회사에서의 기안지, 통신지, 품의서, Task 역할을 해요. 모든 요청과 결정이 기록되며, 필요한 사람이 언제든 찾아볼 수 있죠. 이는 결정의 근거가 되고, 쌓이면서 팀의 의사결정 속도와 질을 개선시킵니다.

물론 빠르고 유연한 작은 회사에 대기업 시스템 전부가 필요하다고는 생각하지 않습니다. 하지만 자원은 한정적이니까, 체계와 효율은 반드시 필요하죠. 그렇게 만든 게 업무요청이에요.

저희가 B2B 맞춤제작을 진행하면서, 팀 '공여사들'의 노션을 그대로 사고 싶다는 대표님들이 많아졌어요. 저희의 일하는 방식을 그자리에서 소개해드리면 '아이디어' 그 자체와 '실제로 작동한다'는 점에서 좋아해주시더라고요.

그렇게 달려온 게 벌써 1년이 다 되어 갑니다. 이제 작은 팀을 위한 표준화된 노션 시스템 런칭을 2달 앞두고 있어요. 만일 공회장님의 회사에도 저희 팀 '공여사들'이 만든 시스템이 어울릴까 궁금하다면, 아래 버튼을 통해 이메일을 남겨주세요.

그럼, 저 김주임은 다음 소타트업 이야기로 찾아뵙도록 하겠습니다.